会議が「20人以上」かつ、担当者レベルからマネージャ、部長クラスが「一堂に会する」ような場合、活発な議論、質疑応答が飛び交うことは稀かと思います。
部長から一方的に報告や連絡事項が行われ、他のアジェンダも双方向とは言い難いものになっています。
そんな会議で見かけるシーンはこんな感じです。
部長：「(ひとしきり報告が終わった後)みんな、何か意見、質問はないか？」
…シーンとする会議室…
部長：「A君はどうだ？」
(半ば無茶振りをされた)A君：「ええと…(ちょっと的外れ、もしくは分かり切っている質問をする…」
そのような会議で、意見を求め、疑問点を抽出し、議論をするのであれば、運営、進め方を工夫する必要があると思います。
私が今までやってきた中で効果があったと思われるものです。
1：質問を考えておいてもらう
急に「質問ある？」とふられるから的確な質問ができない部分もあります。
それを事前に資料を読み、それなりに疑問点を整理しておくことで質問がしやすくなります。
「事前になんて時間がないよ！」という程、忙しいのであれば、その会議に出ずに本来のタスクをやった方が良いと思います。似たようなことはこちらのエントリに書いています。
2：質問の例を示す
促す時に「何か質問ない？」の後ろに「そう言えば、○○というこんな質問があったね。こんな感じで良いので…」と簡単な質問の例を示します。
質問者に「そういう簡単な質問で良いんだ…」と思ってもらうことができます。
3：質問をグループで考える
2､3人を1グループにして、そこで相談して、質問をしてもらう形にします。1人だと言えないことでも、「グループで検討した」形式なら質問も出やすくなります。
4：ファシリテータ役を作る
進行、推進を部長ではなく、ファシリテータ(の適性がある人)が行います。部長クラスが議長役も兼ねるとたいがい独演会的になってしまいがちです。
部門の会議は多くの人が集まる割りには、アウトプット(価値)との費用対効果が良くない会議の1つだと思います。
そこには多くの改善の余地が残されています。
それを実現できれば生産性の向上も見込めますし、メンバーが自発的に発言する雰囲気作りにも役立ちます。
※注意：この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。
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