月別アーカイブ: 2008年2月

会議の費用対効果

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IDEA*IDEAのミーティングで使えるちょっとした話法いろいろを読んで会議の費用対効果について考えたことです。

会議の目的

一口に会議といっても、色々な種類や目的があります。

1：ディスカッションやブレーンストーミング
結論が出すことに無理に執着せずに、参加者が色々と考えて、意見を表明して議論すること自体に価値がある場。
2：何かを決めないといけない時
3：報告をする時

このような種類があり、会議によってはテーマごとに種類が異なる場合もあります。

ダメな会議

いずれの種類でも、ダメな会議のパターンで、一番多く見かけるのは、「会議の目的」を誰も分かっていない、もしくはそれぞれ異なる考えを持っている場合です。

事前に決めておく議題(アジェンダ)や何のために集まるのかという目的、またゴールはどこなのかという終了条件といったことが参加者の共通認識として存在していない場合、ダメな会議になりやすいです。

現場から離れている、日常的に忙しいといった人、また異なる立場の利害関係者が多くいる会議ほど、「会議の目的」が決まっていない、またはバラバラなことが多くなりがちです。

このような会議では、始めてしばらくすると「この会議は何のためか？」「そもそも今日の議題は何か？」といった発言も出てきます。そしてそれをすり合わせるために時間を使うことになり、本来話し合いたかった会議の目的の時間は少なくなります。

会議の費用対効果

このような会議の工数を考えてみます。
例えば5人の出席者、2時間の会議だとすると10時間になり、1日8時間労働と考えると1人日以上のコストがかかっていることになります。

費用対効果を考えた場合、この会議の成果として(直接、間接はありますが、1人日分以上の成果を出さないとその会議は失敗したと考えられます。

だからこそ、会議の進行役は目的や議題を参加者に周知しておき、参加者はどのような目的かを理解し、自分なりの考えや報告する内容をまとめておくことが必要になります。

※この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。

Photo credit: Texas Military Department via Visual Hunt / CC BY-ND

最高のプレゼンテーション―心をつかむ見せ方、話し方[読書感想]

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最高のプレゼンテーション―心をつかむ見せ方、話し方

プレゼン ＝ 「パワポ(PowerPoint)を作らな！！」＋「本番でのしゃべり！」となるのがだいたいの感じだと思いますが、この本はプレゼン ＝ (構成の善し悪しももちろん)始まる前の準備、心構え、そして始まってからの参加者との関係が大事ですよ。
ってことを著者の数多くの経験をかなり具体的に書いています。

◆目次
1 勝負は壇に上がる前に、すでにはじまっている
2 最初の3分間で参加者の心をつかめ
3 テーマをわかりやすく伝えるスキル―「りんごの木のアプローチ」
4 プレゼンを面白くする13の方法
5 参加者に活動してもらうやり方
6 「見せる」技術を磨く―ハイテクかローテクか
7 配布資料の作り方と活用方法
8 身だしなみのチェック
9 プレゼンに成功する7つの条件
10 役員等を対象にしたプレゼンの場合
11 プロが伝授するプレゼンの秘訣
12 プレゼンの成果を測る5つの評価法

海外の翻訳なので、アドバイスの中には「日本人向けでは無いやろ？」的なのもありますが、目的を理解した上でアレンジすれば使えるレベルです。
書いていることは特別難しくありません。
ただ実際に「十分準備とその心構えをしているか？」と問われると…。

資料をバサッと配り、プロジェクターにも映して、それを読み上げるだけのプレゼンもあります。
それなら資料を配ればいいだけで、(この本にも書いているように)私ならサラッと目を通して「あ、この資料を読むだけやな」と分かると別の考えごとをしたり、許されるなら席を立ってしまうかもしれません(失礼なことですが)。

私が特に気に入った内容は以下です。

1：最初の3分間でWIIFM(What’s in it for me) ＝ 自分(参加者)にとって役立つことは何かを提示する。

「この人の話を聞けば自分は何が得なのだろう？」と聴衆に興味を持たせる(そして持続させる)ことが大事です。
そうしてもらわないといくら内容が良くてもそこまで辿り着いてもらえないわけですから。

2：繰り返しで強調する。

大事なことは繰り返し言うというものです。

私がプレゼンをする際に気をつけている大事なことの1つは「(今から伝えることに)自分が自信を持っているか？」ということです。
提案、調査報告、新製品の紹介でも、自信を持って「こうです！」と思えなかったり、「どこかウソっぽいよな」とか思っているなら、その気持ちは聞き手に伝わってしまうものだと思います。

※注意：この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。

Photo credit: The U.S. Army via Visualhunt.com / CC BY