効果的な会議のために取り組んでいる3つのこと

これはなに？
会議が連続した時に思ったこと
取り組んでみた3つのこと
時間を枠いっぱいに設定しない
1. 参考
その場でタスクを終わらせる
場のふりかえりをする
1. 参考
おわりに
1. 　　　関連するエントリ

これはなに？

こちらはレッドジャーニーのアドベントカレンダー18日目の記事です。
前日は市谷さん(@papanda)の正しいときに正しいことをするでした。

会議が連続した時に思ったこと

アジャイルコーチという仕事柄もあり、連続していくつかの会議に参加することがあります。それぞれでの期待されている役割は様々ですが、それでも3つほど連続して終わった時には疲れていることもあります。
特にリモートワークが中心になってからは、連続する頻度やその時間が多くなっています。

このような中で「このように疲れているのは自分だけやろうか？」「もっとこの場を効果的にするためにどんなことが工夫できるやろ？」と思い、取り組んでみた3つのことを今回のエントリでは書いてみます。

会議を効果的にするポイントは、会議そのものだけでなく、アジェンダやその設計など準備段階でもいろいろなものがあります。
今回はその準備段階ではなく、実施の段階に絞っています。準備段階に興味がある方は、もう少し広い範囲を対象にした書籍やスライドなどを探してみてください。
※参考：私のScrapboxにも会議のやり方というタイトルでいくつかのTipsを書いています。

取り組んでみた3つのこと

時間を枠いっぱいに設定しない
その場でタスクを終わらせる
場のふりかえりをする

時間を枠いっぱいに設定しない

最初に1時間を取っていた場合、その1時間すべてを使うのではなく、45分や50分で終わるように設定します。もちろん、アジェンダなどの設計もその時間に合わせます。

オフィスにいると、ギリギリまで会議をしていると移動時間が次の予定にかぶってしまったり、休憩が取れなかったりします。
またオンライン環境だと移動時間を考慮をしなくて済むからか、本当に次の予定のギリギリ10秒前まで前の会議をやっていることもあります。そして、バタバタと前の会議を終えて、次の会議に突入していきます。
このような時には、次の会議に関わる質がかなり変わってくることもあります。

そのため、前の場をちゃんと終わらせ、自分の気持ちや頭をリセットします。そして、次の予定の準備をするための時間が必要と考えます。
そのための”時間を枠いっぱいに設定しない”という工夫です。

またオンライン環境だと座っている時間が長くなります。ここでも時間を枠いっぱいに設定しないことで、立ち上がってストレッチをしたり休憩して、次の予定にフレッシュな状態でのぞむことができます。

余談ですが、GoogleCalendarの”会議の迅速化”オプションを選んでおくと予定のデフォルトを50分などにすることができます。

参考

MTGの時間設定

その場でタスクを終わらせる

2つ目は、”その場で出たちょっとしたタスクをその場で片付けるようにする”というものです。

例えば「Xという予定をカレンダーに登録する」「○○さんにZの件についてSlackで声をかける」などちょっとしたタスクがその場のTodoとして出ることがあります。これを「会議が終わった後にやっておくわ」とすると漏れたり、思っていたより遅くなってしまうことがあります。特に会議が連続すると、そのちょっとしたタスクが数時間後だったり、終わった頃には疲れていて翌日になってしまうこともあります。

なので、このようなちょっとしたタスクを会議の場の中で終わらせます。
場が終わる時にはタスクも終わり、安心して次の予定に向かうことができます。

こういう風にやってみると、認識のズレが起きにくいという副産物もあります。
その場で出たタスクなので記憶も新鮮ですし、その場にいる人みんなで作業したり確認したりする一種のモブワークの形になることが多いです。
非同期だと、一見効率的に時間を使うように思いますが「あれ？その方向で良かったんだっけ？」「そういうつもりではなかったのに…」というような認識のズレが起きることもあります。このようなことが置きにくくなります。