Todoリストの更新タイミング


仕事関係のタスクを記録しているTodoリストがあります。
このTodoリストを更新するタイミングについて、(自分にとって)より効率良く仕事ができた方法を書いてみます。

Todoリストの更新タイミングを(その日ではなく)「前の日」に行っています。
ここでいう「前の日」とは、帰り際(残業をガッツリする場合は夕方頃)を指しています。

その日の朝、出社してから、前日のタスクを思い出し、その日のタスクを考えて更新する方もいると思います。
#私も以前はそうしていました。

その日の朝に行った場合、昨日の事を思い出したり…「はて、昨日はなにやってたっけ?」…するのにエネルギーが必要なこともあります。
また、その日に行うタスクも、段取りやポイント…「あ、あのタスクをするならあの資料を探さないとあかんな」…を今から考え始めるので、効率があまり良くありません。

これでは、せっかく元気がある午前中の時間を効率良く使うことができません。

一方、帰り際に更新することを考えてみます。
今日のタスクは覚えているでしょうし、頭も仕事モードなので、明日のタスクも漏れなく洗い出すことが割と容易にできます。
明日のタスクについても、(まったく筋道がないわけでなく)なんとなく…誰と調整が必要なのか?関係する資料はどれか?…の段取りまで組み立てることができます。
これを実際にやってみたところ、出社してからタスクを考えずに、タスクを行うことに集中できたので、効率良く仕事ができたと思います。

さらに、帰宅途中から出勤途中の間に、(帰り際に更新したTodoリストが熟成されるのか)ブラッシュアップ…「あのタスクはこうしたらうまく行くのでは?」「このタスクを先にしないと効率悪いな」…が思いついてくることもありました。
そういう点でも、午前中の時間を有効利用できると思います。

一方、この運用の難点です。
それはガッツリ残業したりして、翌日のことを考えるエネルギーが全然ない場合があることです。
これを回避する方法として、Todoリストを更新する時間…まだエネルギーが残っている夕方の時間…を決めています。
10分でもなんとか時間を取るようにしています。

この夕方に時間を取る方法の副次効果として、残業に入る前にTodoリストを見直すことで「そのタスクは(残業してでも)する必要があるのか?」を再確認できます。

(突発タスクや自分が影響できないタスクもありますが)自分がコントロールできるタスクはこのようにして効率良くしていきたいものです。

※注意:この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。

Photo credit: Mufidah Kassalias via Visual hunt / CC BY-ND

コメントを残す