報告を受ける側も少しだけ努力してくれるとウレシイ


上司、また年に1,2回しか会話を交わさない(そもそもそんなに会わない)ような、えらい人に報告をする時に「報告を受ける側も少しだけ努力してくれるとみんながハッピーになれるなぁ」と思いました。

報告のセオリーとして「簡潔に!」「相手が理解しやすいように!」というのがあります。
そのセオリーを守っていないと、たいがいえらい人から「もう良い!分かりにくい報告/資料だな!」と言われたりします。

もちろん、限られた時間で伝える資料、トークの努力をする必要はあります。「エレベータートーク」というスキルもあるほどです。

一方報告を受ける側…ここで言う「えらい人」…のアクションや工夫は、あまり言及されていないように思います。
以下の2つを気をつけるだけでも「報告」から最大限の効果が出せると思います。

1:事前に「報告」から欲しい効果、目的を伝えておく
2:「報告」に関係する主要キーワードを調べておく。

 

1:事前に「報告」から欲しい効果、目的を伝えておく

現状把握、意思決定、(スピーチで使うなどの)ネタの仕入…報告を受ける目的は色々あります(複合的なものかもしれません)。
報告者がそれを知っていれば、資料の作り方、ボリューム、伝える言葉…そもそも内容自体も替わってきます。

2:「報告」に関係する主要キーワードを調べておく

インターネットがあれば5分、10分で主要キーワードにどんなものがあるか?は分かると思います。
それを知っている…多少でも「こんな感じかな?」と理解している…だけで、「報告」を受けた際の理解度が全然違ってきます。

事前に下調べをしていると、疑問点が浮かんできて、それを報告を受ける際に確認することができたりして、より効果を引き出せることになります。 

「分かるように報告しないヤツが悪い」とふんぞり返ってばかりいると「あの人に何言っても…」と思われて、本来伝わるべき情報が行き渡らず組織力が落ちてきます。
こうならないように報告を受ける側も少しだけアクションしてみると良いかもしれません。

※注意:この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。

Photo by amboo who? on Visualhunt / CC BY-SA

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